Erstellen Sie Berichte, die jeder versteht!

Stellen Sie sich vor, alle Ihre Manager, Vorstände, Geschäftsführer oder anderen Berichtsempfänger würden die vielen Berichte (Tabellen, Grafiken, Statistiken), die sie regelmäßig erhalten, ohne Nachfragen verstehen und die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Sie würden sofort die dargestellten Zahlen richtig interpretieren, es gäbe keine Missverständnisse, und alle hätten dasselbe Bild vom berichteten Sachverhalt.

Musiker können Mozart-Sonaten spielen, weil sie Noten erkennen. Jeder kann Landkarten lesen: Flüsse sind blau, Autobahnen gelb/rot, bebaute Flächen rot, Wiesen grün. Die gleiche Idee verbirgt sich hinter „IBCS“ (International Business Communications Standard), dem wohl bekanntesten Regelwerk für die Erstellung von betrieblichen Reports.

Wissenschaftliche Studien bestätigen, dass Berichte schneller erfasst und fehlerfreier interpretiert werden, wenn sie nach den IBCS-Regeln erstellt werden. Aber der gesunde Menschenverstand tut’s auch.

 

SUCCESS mit IBCS

Das Regelwerk des IBCS umfasst ungefähr 100 Regeln, die das Akronym SUCCESS kategorisiert:

Say – Botschaft vermitteln

Der Bericht muss eine Botschaft haben, die klar zu erkennen ist. Idealerweise als Titel.

Unify – Semantische Notation verwenden

Gleiche Dinge sind gleichartig darzustellen, unterschiedliche Sachverhalte unterschiedlich. Idealerweise gibt es ein Notationskonzept, in dem alle Gestaltungsregeln beschrieben sind, beispielsweise sind Ist-Werte schwarz, Vorjahreswerte grau, und so weiter.

Condense – Informationsdichte erhöhen

Eine hohe Informationsdichte erleichtert das Erkennen von Zusammenhängen. Beispielsweise sagen einige zentrale Grafiken auf der ersten Seite mehr als viele Grafiken verteilt auf viele Berichtsseiten.

Check – Visuelle Integrität sicherstellen

Die dargestellten Daten müssen inhaltlich richtig sein. Sie müssen aber auch inhaltlich richtig dargestellt werden. Beispielsweise dürfen Achsen in Diagrammen nicht abgeschnitten werden und Achsen gleichartiger Diagramme auf derselben Berichtsseite sind gleich zu skalieren.

Express – Geeignete Visualisierung wählen

Die Wahl des richtigen Diagrammtyps ist wichtig für eine verständliche Visualisierung. Manche Diagrammtypen sind oft ungeeignet (Tachos, Donuts, 3-D-Grafiken) und sollten daher vermieden werden. Für jeden Sachverhalt gibt es klare Empfehlungen, beispielsweise sollten Strukturinformationen durch Balken dargestellt werden, Zeitreihen hingegen durch Säulen.

Simplify - Überflüssiges vermeiden

Die Lesbarkeit von Tabellen und Diagrammen wird erleichtert, wenn Unnötiges („Rauschen“ und „Redundanz“) vermieden wird, wenn also beispielsweise auf Hintergrundmuster, unnötige Wiederholungen, verzierenden Bilder, Icons und oft sogar auf Logos verzichtet wird.

Structure – Inhalt gliedern

Berichte und Präsentationen sollten gut strukturiert sein. Gut strukturiert bedeutet unter anderem, Überschneidungen zu vermeiden und Begrifflichkeiten gleichartig zu formulieren.

Unser Angebot für Sie
  • Beratung rund um Ihr Notationskonzept nach IBCS
  • Erarbeitung von Gestaltungsregeln für Ihre Berichte, Grafiken, Statistiken und Tabellen
  • Workshops und Schulungen / SUCCESS
  • Implementierungs­unterstützung, Coaching
  • Lizenzverkauf, Wartung Support
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